有句歌詞這樣唱道：“時(shí)間都去哪兒了”，簡(jiǎn)直唱到了職場(chǎng)人的心坎兒里。

每天精疲力盡，感覺很忙，但重要的事卻進(jìn)展不快， 如何高效完成重要工作 ，似乎變得異常艱難！

這是富蘭克林柯維的時(shí)間矩陣模型，我們不妨試著用它，聚焦第二象限，發(fā)揮Q2思維（高效能思維），評(píng)估、處理重要工作。

把日常事項(xiàng)和任務(wù)放進(jìn)時(shí)間矩陣，并思考以下問題：

  時(shí)間矩陣  

? 象限二的哪些事項(xiàng)需要投入更多的時(shí)間和精力？

人們很容易因?yàn)橄笙抟欢七t象限二中的工作，但在象限二中投入更多時(shí)間可以更有效地取得預(yù)期的成果。

? 象限一的哪些問題可以通過完成象限二中的事避免？

例如，小李延遲提交報(bào)告，質(zhì)量不佳導(dǎo)致需加班修改。若他積極澄清疑問、定期尋求反饋，結(jié)果會(huì)怎樣？

你也可以參考此方法避免陷入象限一的救火狀態(tài)，例如提早做計(jì)劃，更清晰地溝通預(yù)期、進(jìn)度等。

? 我們能減少或消除象限三和象限四中的哪些事項(xiàng)？

你是否有時(shí)會(huì)想著處理完了手頭的郵件，就可以去做更重要的事情了，結(jié)果卻沒有做？或者，你認(rèn)為某個(gè)會(huì)議很重要，但會(huì)開到一半才你發(fā)現(xiàn)自己不需要出席。

有些任務(wù)沒辦法準(zhǔn)確地放入某個(gè)象限，或者無法預(yù)先判斷屬于哪個(gè)象限。 運(yùn)用時(shí)間矩陣能幫助你更好地決定在哪里花時(shí)間。

作為通用汽車的CEO，瑪麗巴拉管理著六大洲396家工廠，21.6萬名員工，經(jīng)濟(jì)、貨幣、消費(fèi)趨勢(shì)以及競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)態(tài)，都是她的業(yè)務(wù)范疇。

在千頭萬緒中，瑪麗巴拉做出這樣的排序：

因自動(dòng)駕駛等技術(shù)帶來的影響，她需要重新計(jì)劃，利用技術(shù)升級(jí)制造，同時(shí)尋找到優(yōu)質(zhì)的合作伙伴，進(jìn)而對(duì)公司日常運(yùn)營(yíng)做出調(diào)整。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來說，正確的衡量一項(xiàng)工作的優(yōu)先級(jí)必不可少。 你不妨試著問自己以下幾個(gè)問題：

  衡量?jī)?yōu)先級(jí)  

? 這樣做能在多大程度上幫助我、我的團(tuán)隊(duì)或公司實(shí)現(xiàn)一個(gè)重要目標(biāo)？

? 如果我現(xiàn)在做這件事，一周、一個(gè)月或一年后的回報(bào)會(huì)有多大？

? 這件事在我介入之前能放多久，一周、一個(gè)月、一年，還是可以不用管？

? 我是做這件事的唯一或者最佳人選嗎？

? 我被吸引的原因有多少是因?yàn)樗屛矣X得舒服或容易？

思考這類問題時(shí)，我們可能易陷入“ 被動(dòng)反應(yīng) ”的陷阱，急于求成而將日程排滿，要么是和伙伴推動(dòng)目標(biāo)，要么是埋頭苦干，一邊在擅長(zhǎng)領(lǐng)域工作，一邊逃避挑戰(zhàn)。

主動(dòng)將工作區(qū)分輕重緩急的好處就是， 通過提出好的問題，你可以做出最有價(jià)值的決定來完成最重要的事情。

網(wǎng)上有一句話，說 “ 上班太用力的人，是上不好班的” 。

回想一下，你是不是也經(jīng)常有這種感覺：

整天為了瑣碎的工作任務(wù)忙碌，越忙越空虛；

坐在電腦前不停敲打鍵盤，雖然干了很多活兒，但成長(zhǎng)不多；

加班到深夜不吃不喝，始終離不開辦公桌……

當(dāng)你把同事或組織的需求放在自己的幸福感和發(fā)展之前，你就掉進(jìn)了 消耗型工作 的“陷阱”。

就像生物學(xué)中的“跳蚤定律”：

將跳蚤隨意往地上扔，它能跳到1米多高。當(dāng)把它裝到瓶子里蓋上蓋子，時(shí)間久了，打開蓋子它竟跳不出來。

不斷地為工作注入能量而不補(bǔ)充，你最終會(huì)精疲力盡，效率低下。

無須害怕別人認(rèn)為你懶惰，不用遠(yuǎn)程辦公也呆呆地坐在電腦前等待指令。離開辦公桌，去戶外散散步，目光遠(yuǎn)眺，或者是業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)一些新的技能。

可以在下次一對(duì)一面談中，和你的經(jīng)理談?wù)勀愕膶W(xué)習(xí)目標(biāo)。注意你的睡眠、鍛煉、壓力水平和飲食習(xí)慣是如何影響你的能量水平和情緒的，慢慢你會(huì)發(fā)現(xiàn)， 擁有時(shí)間和空間來充電的大腦，可以給你帶來積極的態(tài)度，讓你在工作中重新煥發(fā)活力。

在實(shí)際生活中，一部分人沒有做計(jì)劃的習(xí)慣，他們認(rèn)為“計(jì)劃沒有變化快，況且已經(jīng)忙到不能完成重要工作的程度，再花費(fèi)時(shí)間做計(jì)劃，是強(qiáng)人所難。”

但著名社會(huì)心理學(xué)家Icek Ajzen的“計(jì)劃行為理論”卻認(rèn)為，在計(jì)劃行為理論的框架下，計(jì)劃可以被視為一種控制機(jī)制，通過制定計(jì)劃，人們可以更好地預(yù)測(cè)和控制自己的行為，從而增加完成重要任務(wù)的可能性。

簡(jiǎn)言之， 如果把重要的事情計(jì)劃好，就更有可能完成這些事。

你可以嘗試以下流程：

  制定計(jì)劃  

? 每周30分鐘: 

思考并確定三到五件能提升效率的關(guān)鍵事務(wù)?？紤]如何支持上級(jí)和同事的目標(biāo)，并加入個(gè)人的重要活動(dòng)，例如鍛煉。將這些優(yōu)先事項(xiàng)安排到下周日程中。

? 每天10分鐘: 

有意識(shí)地標(biāo)記那些最重要的事情，把沒有完成的部分安排到其他時(shí)間并相應(yīng)地調(diào)整你的計(jì)劃。

但生活難免出現(xiàn)意外。本來想去談合作，結(jié)果遭遇了不良天氣；想著今日把報(bào)告寫完，誰知臨時(shí)會(huì)議開了一整天。

制定每日計(jì)劃根據(jù)動(dòng)態(tài)變化的重要事項(xiàng)靈活分配時(shí)間，確保工作連續(xù)和高效。 通過預(yù)定關(guān)鍵任務(wù)并追蹤每日、每周計(jì)劃，可在日程中安排其他事務(wù)，平衡工作與生活，提高效率。   

亞馬遜創(chuàng)始人杰夫·貝索斯始終堅(jiān)信“客戶至上”的原則，并將其作為公司的首要優(yōu)先級(jí)。即使在面對(duì)各種挑戰(zhàn)和競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，亞馬遜始終堅(jiān)持以客戶為中心的優(yōu)先級(jí)，不僅贏得了客戶的信任和忠誠(chéng)，還為亞馬遜帶來了巨大的商業(yè)成功。

分享并明確自己的優(yōu)先級(jí)就像是為工作定制了一份專屬的“導(dǎo)航圖” ，你也可以引領(lǐng)他人聚焦到相似的事情上：

  引領(lǐng)他人  

?  與上級(jí)保持同步并明確優(yōu)先級(jí)：

為確保與上級(jí)同步，應(yīng)經(jīng)常確認(rèn)對(duì)方的重點(diǎn)，建議每周與上級(jí)更新自己的優(yōu)先事項(xiàng)。當(dāng)有新任務(wù)時(shí)，明確其在優(yōu)先級(jí)中的位置，也有助于你的上級(jí)了解你的工作狀況。

? 與同事分享優(yōu)先級(jí)：

在分享你的優(yōu)先事項(xiàng)時(shí)，也問問你的同事，他們的優(yōu)先級(jí)如何排序，從而得到團(tuán)隊(duì)的支持。同時(shí)，從你的同事那里獲得更多的大背景也可能給你帶來靈感，制定新的目標(biāo)。

分享并明確自己的優(yōu)先級(jí)是一種重要的管理技巧，當(dāng)你開始這樣做時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，好事會(huì)接踵而至，你的工作和生活都會(huì)變得更加充實(shí)和有意義。

你是不是“ 職場(chǎng)老好人 ”？

當(dāng)這個(gè)問題被拋出來時(shí)，也許很多人腦海中的回憶被燃起：

“ 幫我打印一下這個(gè)文件吧”

“ 幫我把這頁PPT美化一下吧”

“ 幫我把這幾列數(shù)據(jù)做到一張表格吧”

每當(dāng)這些時(shí)候，天生樂于助人的你，會(huì)很難說出那個(gè)“不”字，考慮到對(duì)方的情緒，以及自己的良好聲譽(yù)，那句“好的”總是脫口而出。

但頻繁接受的后果，就是自己的重要工作目標(biāo)沒有達(dá)成！或許你可以選擇這樣做：

  如何“拒絕”  

? 用積極的語氣感謝對(duì)方的提問。

“ 謝謝你的關(guān)心，聽起來這是個(gè)很重要的項(xiàng)目。”

? 解釋這個(gè)要求會(huì)對(duì)你或你的團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生什么影響。

“ 下周四我們有一個(gè)大型的產(chǎn)品發(fā)布，這可能會(huì)導(dǎo)致我們不能在截止日期前完成工作。”

? 如果可以，提供另一個(gè)解決方案。

“ 如果你沒有時(shí)間完成對(duì)方的要求，你知道還可以找誰嗎？”

? 當(dāng)你想說“是”的時(shí)候，請(qǐng)給自己一點(diǎn)時(shí)間考慮清楚。

“ 今天下午回復(fù)你可以嗎？”

對(duì)于同事的求助可以教授技巧，但是不建議包辦。 對(duì)同事說“不”，實(shí)際上是對(duì)你自己和對(duì)你最重要的事情說“是”。

 寫在最后：

在這個(gè)信息爆炸、節(jié)奏快速的時(shí)代，如何處理至關(guān)重要的事項(xiàng)已經(jīng)成為我們每個(gè)人必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。當(dāng)我們養(yǎng)成了Q2思維（高效能思維）并將這些技巧融入到日常的工作和生活中時(shí)，不僅能夠更好地完成任務(wù)，還能實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的持續(xù)成長(zhǎng)！