知乎上曾有人提問：“你見過最糟糕的管理，是什么樣子的？”

一條高贊回復(fù)引發(fā)無數(shù)人共鳴—— 不停開會(huì)！

甚至有人形象地把開會(huì)比喻成“碰碰車”，意思就是， 在日常工作中，重要的事情做不完，卻總是被人拉著開“碰頭會(huì)”。

“ 一會(huì)開會(huì)碰一下？”

“ 找個(gè)會(huì)議室咱們碰一下吧。”

“ 這個(gè)項(xiàng)目啥進(jìn)度，咱們下午碰一下。”

“ 挺長時(shí)間沒聊了，晚上碰一下。”

……

知道的是在開會(huì)，不知道的還以為在開車，心血來潮、漫無目的、耗時(shí)耗力的低效會(huì)議，正在拖垮你的團(tuán)隊(duì)。

職場(chǎng)人，真的苦開會(huì)久矣！

但誠如帕特里克·蘭西尼奧在《該死的會(huì)議》一書中指出， “ 雖然我們大多數(shù)人討厭開會(huì)，甚至在自己主持會(huì)議的時(shí)候，我們都在盼著那該死的會(huì)議早點(diǎn)結(jié)束，但我們不得不承認(rèn)，會(huì)議是至關(guān)重要的。”

正是在會(huì)議上，公司的戰(zhàn)略得以規(guī)劃，CEO和員工們得以探討出一個(gè)品牌的構(gòu)想，為了組織的發(fā)展決定引進(jìn)新的技術(shù)和模型，或者做出關(guān)閉一家工廠的決定。

其實(shí)，不想開會(huì)和不得不開會(huì)之間的“悲哀現(xiàn)實(shí)”并非無法填補(bǔ)，當(dāng)我們?cè)跁?huì)議開始前，無論是精神層面還是行為層面，做好一些準(zhǔn)備工作，就可以扭轉(zhuǎn)低效會(huì)議的局面，把原來痛苦而乏味的會(huì)議，變得高效、有趣乃至令人振奮。

富蘭克林柯維專注于幫助組織改變集體行為，取得成果， 在開年之際，學(xué)會(huì)這五個(gè)技巧，讓你的會(huì)議更高效，給企業(yè)未來發(fā)展生出“最強(qiáng)大腦”。

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《三體》中曾經(jīng)提出五維空間的概念，大意即為， 人的一生有無數(shù)種可能，在五維空間中，同樣的人存在無數(shù)個(gè)四維軌跡圖。 在這條軌跡上，他可能是名教師，在另一條軌跡上，他正拿著手術(shù)刀救死扶傷。 我們沒法改變過去，那就把思想延伸到未來 ，這個(gè)方法，在會(huì)議的準(zhǔn)備上，同樣適用。

當(dāng)你想要“搜集意見”而召開會(huì)議，先別著急，在發(fā)布通知前，問自己一個(gè)問題：“我希望通過這次會(huì)議完成什么工作？”

此時(shí)內(nèi)心一定會(huì)出現(xiàn)兩種聲音，一種是對(duì)任務(wù)不明確，一種是會(huì)議目的很明確。如果你倍感疑惑， 那么建議你學(xué)習(xí)《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》的第二個(gè)習(xí)慣——以終為始，并“想想你的終點(diǎn)”。 當(dāng)你開始思考，這場(chǎng)會(huì)議應(yīng)該達(dá)成什么目標(biāo)的時(shí)候，會(huì)議就已經(jīng)邁出了向高效轉(zhuǎn)變的第一步。

脫口秀演員黃西曾在節(jié)目中調(diào)侃：“領(lǐng)導(dǎo)說，接下來我簡單說兩點(diǎn)，結(jié)果他就從早上八點(diǎn)，說到了下午兩點(diǎn)。”

臺(tái)下的觀眾哈哈大笑時(shí)，我們或許應(yīng)該思考，在組織里大大小小的會(huì)議中，有多少是真的被需要的？

為了驗(yàn)證這一問題， 一家開發(fā)屏幕錄制和截圖的軟件公司TechSmith 關(guān)閉了會(huì)議，整整30天。 他們把之前需要在會(huì)議上分享同步的信息，分發(fā)給每個(gè)相關(guān)人員，等大家深思熟慮后，覺得真的有必要，才安排一次快速會(huì)議。實(shí)驗(yàn)證明，這種方式，不僅減少了協(xié)作流程，更提高了員工和公司的工作效率。

這項(xiàng)結(jié)果并不是單一樣本， 哈佛商業(yè)評(píng)論也曾確認(rèn)，當(dāng)會(huì)議減少40%時(shí)，員工生產(chǎn)力會(huì)提升71%。

減少不必要會(huì)議的關(guān)鍵一步，就是 讓那些不需要開會(huì)的事情，不再開會(huì)。 搜集團(tuán)體意見，共享文檔可以一目了然；索要信息資源，線上短信或電話溝通無礙；項(xiàng)目同步進(jìn)度，郵件中做出報(bào)告反饋很方便...... 工具的使用讓溝通更高效，這些替代方法可能會(huì)讓你在執(zhí)行時(shí)多花一些時(shí)間，如果它們能減少團(tuán)隊(duì)為此所花的時(shí)間，更少地打擾其他人，仍可算是高效的做法。

在亞馬遜公司中，有一個(gè)“兩個(gè)披薩原則”：用兩個(gè)披薩可以喂飽參會(huì)人員，來控制參會(huì)人數(shù)。 一場(chǎng)會(huì)議中，并不是所有人參加就是好的，那些可以參加可以不參加的人，建議不參加。那些離開了他，會(huì)議安排的任務(wù)無法推進(jìn)的人，則必須參加。

作為領(lǐng)導(dǎo)者，不能只聽一家之言，所謂當(dāng)局者迷旁觀者清。在評(píng)估參會(huì)價(jià)值的時(shí)候，除了那些必須要參加的重要人員外，其他部門或者是新進(jìn)員工，挑選出1-2名，來給工作提出意見，或許會(huì)收到意想不到的結(jié)果。

同時(shí)，一場(chǎng)會(huì)議無論時(shí)間長短，都是在打斷別人的工作，讓他們把注意力轉(zhuǎn)移到你的日程上，所以， 在邀請(qǐng)他人參加會(huì)議之前，請(qǐng)考慮以下事項(xiàng)：

? 他們能從這次會(huì)議中取得什么？

? 他們現(xiàn)在有空開會(huì)嗎，還是有其他重要的事趕著要完成？

? 召開會(huì)議能否體現(xiàn)對(duì)他們的時(shí)間和優(yōu)先事項(xiàng)的尊重？

如果你不能確定部分會(huì)議對(duì)于與會(huì)人員是否有價(jià)值，時(shí)間是否合適，可以提前向?qū)Ψ酱_認(rèn)對(duì)于會(huì)議的看法，讓他們選擇是否參會(huì)。

人們最不想見到的是，當(dāng)大家坐到會(huì)議桌或屏幕前時(shí)卻發(fā)現(xiàn)少了某些需要的東西而無法達(dá)成會(huì)議目的。因此作為會(huì)議組織者，你要問問自己： 我是否提供了足夠信息讓會(huì)議可以高效地進(jìn)行？

想要產(chǎn)出高效的會(huì)議，在會(huì)議前做好“五W”。

其中包括： what= 開會(huì)內(nèi)容、when=開會(huì)時(shí)間、who=誰來參會(huì)、where=在哪開會(huì)、why=為什么開會(huì)。

當(dāng)會(huì)議開始前你要整理思緒，將以上幾個(gè)問題梳理清楚，以免遺漏。同時(shí)為與會(huì)者考慮，他們的會(huì)可能是一場(chǎng)接著一場(chǎng)，為多個(gè)項(xiàng)目提意見。他們?yōu)橛懻撃繕?biāo)主題所做的準(zhǔn)備很可能不如你充足。

作為會(huì)議的組織者，你有責(zé)任幫助每一個(gè)人在會(huì)上作出貢獻(xiàn)。 例如，你需要就一個(gè)新的銷售計(jì)劃征集團(tuán)隊(duì)的反饋。在召開會(huì)議時(shí)你會(huì)先搜集所有相關(guān)市場(chǎng)趨勢(shì)來支持他們提出觀點(diǎn)嗎？如果不是，就該做好信息搜集并留出足夠時(shí)間讓與會(huì)者能在開會(huì)之前了解這些信息。

如果你能將會(huì)議的開始提前，就更有可能在會(huì)上取得更大的進(jìn)展或縮短會(huì)議時(shí)間。

與其在會(huì)議開頭的10分鐘幫助與會(huì)者補(bǔ)全背景信息或一起瀏覽一頁幻燈片，不如 提前把幻燈片分享出去或者在會(huì)議邀請(qǐng)中就講出關(guān)鍵問題 。例如：

“ 各位！我們將在周二的會(huì)議上討論即將推出的銷售計(jì)劃之利弊。

以下是各位可以提前思考的關(guān)鍵問題。在會(huì)議的前10分鐘我們會(huì)討論這些問題的答案。如有其它疑問，歡迎追加到列表中。”

通過這種方式，與會(huì)者在會(huì)議開始時(shí)就能分享在會(huì)前組織好的觀點(diǎn)，而不是現(xiàn)場(chǎng)分享信息再組織觀點(diǎn)。在會(huì)議邀請(qǐng)中應(yīng)注意包含完整的議程，與會(huì)者所需的附加信息和會(huì)議目的。

寫在最后：

開好會(huì)議，就是在降本增效。

企業(yè)實(shí)現(xiàn)增長的方式，離不開人的集體行為轉(zhuǎn)變，大家都在講提高人效，讓那些效率低下，且沒有很大必要的會(huì)議，從人們的工作列表中隱身，能在很大程度上提升工作效率。通俗一點(diǎn)，不開沒必要的會(huì)，就是在降本增效。

如果重點(diǎn)會(huì)議無法避免，作為會(huì)議的組織者，以上五個(gè)方面，建議仔細(xì)研讀，這些技巧將為你避免會(huì)議的負(fù)面影響，也會(huì)讓你逐漸成長為一個(gè)會(huì)開會(huì)、提升企業(yè)效率的領(lǐng)導(dǎo)者。